De onbevoegde medewerker

Details

Publicaties Archief

december 2015

mr. J. Brouwer

Kan een office-manager die formeel niet bevoegd is een BV te vertegenwoordigen, toch namens de BV een rechtsgeldige overeenkomst sluiten? Of, anders benaderd, kan je als directeur/eigenaar van een BV nog van een overeenkomst af die je office-manager onbevoegd heeft gesloten?

Het komt immers vaak voor dat degene die namens een onderneming een handtekening zet onder een overeenkomst, uiteindelijk daartoe helemaal niet bevoegd is. Het is dan de vraag of er wel een overeenkomst tot stand is gekomen.
De wet zegt: nee, want alleen bevoegden kunnen een overeenkomst sluiten. Staat de wederpartij dan altijd met lege handen? Nee dat ook niet, want een vertegenwoordigde (laten we die hierna “de BV” noemen) kan zich jegens de wederpartij niet verschuilen achter de onbevoegdheid van haar medewerker als de wederpartij op grond van een verklaring of gedraging van de BV heeft aangenomen (en redelijkerwijs mocht aannemen) dat de medewerker wél bevoegd was.
De BV kan natuurlijk ook nog altijd de overeenkomst bekrachtigen. Daardoor wordt als het ware de onbevoegdheid geheeld en is er alsnog sprake van een rechtsgeldige overeenkomst.

Het voorbeeld dat vaak gebruikt wordt is: je mag er op vertrouwen dat het meisje dat bij de bakker achter de toonbank loopt in een schort met daarop de bedrijfsnaam van de bakker bevoegd is om een overeenkomst te sluiten tot verkoop van een brood, maar niet om namens de bakker een nieuwe huurovereenkomst af te sluiten voor het winkelpand. Het is heel lang vaste jurisprudentie geweest dat die schijn van vertegenwoordiging dan wel opgewekt moest zijn door de bakker en niet door het winkelmeisje zelf.

In 2011 heeft de Hoge Raad beslist dat naast dit uitgangspunt (voor toerekening van schijn van volmachtverlening aan de vertegenwoordigde) het ook kan zijn dat de wederpartij gerechtvaardigd heeft vertrouwd op bevoegdheid van de vertegenwoordiger op grond van feiten en omstandigheden die voor risico van de vertegenwoordigde komen en waaruit naar verkeersopvattingen zodanige schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden afgeleid.
Anders gezegd: ook al heeft de vertegenwoordigde (de BV) zelf niets gedaan, dan nog kan het zo zijn dat er sprake is van omstandigheden waardoor de wederpartij er toch op mocht vertrouwen dat de vertegenwoordiger wél bevoegd was.

Voor het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden heeft een procedure gediend waarin dit aan de orde leek, maar uiteindelijk niet aan de orde was (ECLI:GHARL:2015:4620).

Hier ging het om een reisbureau. De Holding van het reisbureau, was ook de bestuurder van het reisbureau. In het reisbureau werkte eigenlijk maar één medewerker, met de titel “office-manager”. Een reclamebureau doet telefonische acquisitie voor het plaatsen van advertenties. De office-manager heeft daar wel oren naar en het reclamebureau stuurt een overeenkomst toe voor het gedurende langere tijd plaatsen van advertenties.
De overeenkomst bevat de zinsnede: “door ondertekening van deze overeenkomst geeft u aan bevoegd te zijn namens reisbureau BV te handelen”.
De overeenkomst komt getekend retour en het reclamebureau gaat advertenties plaatsen. Zij doet dit meer dan twee jaren en stuurt in die tijd rekeningen. Die worden steeds netjes betaald.

De directeur/eigenaar van de Holding komt te overlijden en zijn weduwe komt tot de ontdekking dat er in twee jaren tijd ongeveer € 33.000,- aan advertenties is geplaatst. Zij stelt zich op het standpunt dat de office-manager daartoe niet bevoegd was en vordert het betaalde terug. Zij stelt verder dat het reclamebureau uit het Handelsregister had kunnen weten dat de office-manager niet bevoegd was en bovendien vindt zij dat als er misverstanden ontstaan bij een telefonische acquisitie dat het risico daarvan behoort te liggen bij degene die zich van deze wijze van klantenwerving wil bedienen.
Het reclamebureau stelt daar tegenover: de office-manager heeft op onze vraag of ze bevoegd was zelf geantwoord dat te zijn en de informatie in het Handelsregister levert niet altijd de gewenste duidelijkheid op.

Het Hof zegt vervolgens: het gaat hier dus eigenlijk om het punt dat de office-manager onbevoegd was en helemaal niet om de vraag of het reisbureau de schijn gewekt heeft dat de office-manager bevoegd was. In de termen van de Hoge Raad, of het reclamebureau “gerechtvaardigd heeft vertrouwd op bevoegdheid van de vertegenwoordiger op grond van feiten en omstandigheden die voor risico van de vertegenwoordigde komen en waaruit naar verkeersopvattingen zodanige schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid kan worden afgeleid. Nee, zegt het Hof, het reclamebureau stelt dat de office-manager bevoegd was. En dat was ze overduidelijk niet. Dan blijft er nog maar één mogelijkheid over, namelijk dat het reisbureau de handelingen van haar onbevoegde office-manager achteraf bekrachtigd heeft. Als dat namelijk het geval is, dan is er alsnog sprake van een geldige overeenkomst tussen het reclamebureau en het reisbureau.
Uit het feit dat gedurende twee jaar in totaal 9 rekeningen zijn betaald, leidt het Hof af dat er sprake is van bekrachtiging door het reisbureau.

Het reisbureau vindt dat onterecht en stelt dat ook die betalingen door diezelfde onbevoegde office-manager zijn gedaan. Dat helpt haar niet, want het Hof vindt dat het voor het risico van het reisbureau komt dat zij haar organisatie zodanig had ingericht dat een onbevoegde medewerker in staat was gedurende jaren een reeks van betalingen te verrichten. Het reisbureau komt dus niet het recht toe de betalingen terug te vorderen.

Hoe ziet de regelgeving er nu dus uit?

1. met een onbevoegde medewerker kan je geen overeenkomsten sluiten tenzij;
2. de wederpartij op grond van gedragingen van de onderneming er op mocht vertrouwen dat de medewerker wél bevoegd was, of
3. wanneer de wederpartij op grond van omstandigheden die voor risico van de onderneming komen er op mocht vertrouwen dat de medewerker wél bevoegd was, of
4. als de ondernemer achteraf de handelingen van een onbevoegde medewerker bekrachtigd, of
5. wanneer de wederpartij op grond van omstandigheden die voor risico van de onderneming komen er op mocht vertrouwen dat er wél bekrachtigd werd.

En hoe ziet het er in uw organisatie uit?

U kunt dit bericht ook als PDF downloaden: onbevoegde-medewerker-20151204-boers-advocaten.pdf (78KB).